Größeres Angebotsvolumen und bessere Transparenz

Früher war alles besser, sagt man so schön. Dass dies jedoch nicht für die Abwicklung der kaufmännischen Prozesse im Hause Deermann gilt, spiegelt sich für den Experten von Zaun- und Toranlagen auch in den Zahlen wider.

Fokus auf das Wesentliche

„Durch den Einsatz von Business five und ELO können wir ein größeres Angebotsvolumen generieren“, zieht David Hericks, Assistent der Geschäftsführung, ein Fazit aus der Arbeit mit den Produkten von M·SOFT.

Dass die vielen   Anfragen, die ins Haus kommen,  besser  bewältigt werden können, ist auch durch veränderte Strukturen  gekommen. „Der Umstieg auf M·SOFT hat uns dazu veranlasst,  die Strukturen anzupassen und zu verfeinern. So kann sich jeder Mitarbeiter wieder stärker auf sein eigentliches Aufgabenfeld konzentrieren und erhält dennoch die benötigte Transparenz zu den Projekten und Abläufen.“

Dank der neuen Prozesse, die mit der ERP Business five und dem Dokumentenmanagementsystem ELO Einzug bei Deermann gehalten haben, kann z.B. die Disposition besser planen. Es wird gezielter eingekauft und der Lagerbestand – mit Ein- und Ausgängen –  ist durchgehend vernünftig. Keine Überfüllung mehr und viel Material wird auch direkt termingerecht zu den Baustellen geschickt.

 

Mehr automatisierte Prozesse

Vor der Einführung der M·SOFT Lösungen hat Deermann eine kaufmännische Software unterstützend eingesetzt, jedoch viel in WORD erledigt und Kalkulationen manuell erstellt. Dass dies bei über 60.000 Artikeln, die jetzt im System von Business five eingepflegt sind, ein enormer Aufwand ist, versteht sich da von selbst. Allein die Suche nach bestimmten Informationen hat einen immensen Zeitaufwand bedeutet. Um den Mitarbeitern die Angebotserstellung einfacher zu machen, arbeitet Deermann in Business five mit Stücklisten. Wenn Mitarbeiter doch mal in alte Muster verfallen und händisch Sachen aufschreiben oder eine Kalkulation machen, fehlt dies in Business five und unterbricht den Prozess. „Das fällt direkt auf“, führt Hericks aus, „denn an diesen neuen „Standard“  –  alles  nach einer bestimmten Struktur zu finden – hat man sich schnell gewöhnt.“

 

 

ELO ist ein ständiger Begleiter

Das Dokumentenmanagementsystem ELO macht die Arbeit für die Mitarbeiter bei Deermann an vielen Stellen leichter. Sei es von der Stichwortsuche um schnell Dokumente wiederzufinden oder der Einsatz von Workflows um Dokumente wie Eingangsrechnungen schnell an die verantwortlichen Personen zu bringen. Über 200 Dokumente fließen täglich ins ELO, da ist die richtige Ordnerstruktur und Abwicklung von Prozessen Gold wert.

Ob bei der täglichen Arbeit, unterwegs oder auch im Meeting. ELO ist zum festen Bestandteil des Arbeitsprozesses geworden und ist stets zur Hand.

 

Digitalisierung vorantreiben

Das Ziel von David Hericks ist es, komplett vom Papier wegzukommen und jeden Vorgang per Knopfdruck  nachvollziehen zu können. Um den Mitarbeitern das gewohnte Gefühl zu bewahren, wird noch nicht komplett  darauf  verzichtet. Aktuell werden z.B. für Monteure Pläne ausgedruckt, auch wenn diese über das Tablet online mit ELO bereits abrufbar sind.

Gerade wenn man sich intensiver mit der Software auseinandersetzt, stellt Hericks fest, dass es noch viel Potenzial gibt. Dabei  schätzt er auch den intensiven Austausch mit dem Consulting von M·SOFT und wenn dabei die Ärmel hochgekrempelt werden und in Lösungen gedacht wird.

Diesen Prozess der digitalen  Transformation treibt Hericks intern stark voran und hat so sein Ziel – eine maximale Transparenz im Unternehmen zu erreichen – immer fest im Blick.

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