Das betriebliche Management ist zunehmend parallel an verschiedenen Fronten gefordert. So müssen die Verantwortlichen nicht nur flexibel auf die Auftragslage reagieren und die dafür erforderliche Zahl an Arbeitsplätzen schaffen. Ab dem 1. Januar 2015 gelten darüber hinaus gerade für die dafür benötigten, flexiblen Beschäftigungsverhältnisse neue Dokumentationspflichten. Der Dissener Softwarehersteller M•SOFT hat nun eine Lösung für Zeiterfassung und Lohnabrechnung entwickelt, mit der Unternehmen den gestiegenen Anforderungen gerecht werden.

Fest steht: Ab dem kommenden Jahr kommen auf Betriebe zusätzliche Aufgaben zu. Sie werden den Lohnbuchhaltungen unerfreuliche Mehrarbeit bescheren – es sei denn, intelligente Softwarelösungen kommen zum Einsatz.

Doch zunächst zur  Ausgangslage:  § 17 des Mindestlohngesetzes enthält umfangreiche Dokumentationspflichten für geringfügig entlohnte Beschäftigungen (450-Euro-Job) und kurzfristige Beschäftigungen sowie für Branchen nach §2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergung, Personenbeförderung, Speditions-, Transportgewerbe und Logistik, Schausteller, Forstwirtschaft, Gebäudereiniger, Messe- und Ausstellungsbau sowie die Fleischwirtschaft). Der Arbeitgeber hat Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.

M•SOFT hat nun ein Konzept entwickelt, mit dem die betriebliche Lohnbuchhaltung dieser Herausforderung begegnen kann: Die Zeiterfassung Time4 des Dissener Herstellers wird mit dem M•SOFT-Lohnabrechnungssystem Meritum kombiniert, so dass die Dokumentation den gesetzlichen Anforderungen gewachsen ist. Zudem spart die neue Zeiterfassung TIME4 und Meritum Lohn und Gehalt dem Betrieb auch bares Geld.

Das Konzept von Time4 und Meritum auf einen Blick:

1. Zeiterfassung                         2. Büro                                 3. Personal-Abrechnungssystem





1a) Die Zeiterfassung des Beschäftigten kann zum einen über mobile Endgeräte erfolgen:

 


Zentrale Vorteile: Die Stunden der Beschäftigten werden direkt dort erfasst, wo sie anfallen – zum Beispiel auf der Baustelle über Smartphone oder Tablet. Die doppelte Erfassung von Arbeitszeiten wird vermieden, das Risiko von Übertragungsfehlern sinkt. Stattdessen können die Beschäftigten oder die für die Zeiterfassung Verantwortlichen bei fertigen Tätigkeiten und Pausen sofort reagieren. Die Erfassung der Daten ist darüber hinaus auch offline möglich, also nicht von einer ständig funktionierenden Internetverbindung abhängig. Zusätzliche Anwendungsbereiche wie die Gruppenerfassung oder eine Tagesübersicht runden dieses intelligente Zeitmanagementsystem ab.


1b) Stationäre Zeiterfassung über Desktop oder ein Terminal

Die Erfassung der Zeiten kann per Terminal über die so genannte RFID-Technologie, also per Funkerkennung erfolgen. Alternativ können die Arbeitszeiten auch über ein Desktop nacherfasst werden.



Im Büro: Zentrale Zeitverwaltung

 

Der Überblick über erfassten Zeiten aller Mitarbeiter und für unterschiedliche Zeitfenster wird gewährleistet. Kontrolle und Bearbeitung sowie Freigabe von Rohzeiten sind möglich.

 
Das Lohnabrechnungs-System Meritum

Abb.: Cockpit Lohnabrechnung Meritum mit Personalverwaltung, Berechnungsstatus und Terminüberwachung

Die Erfassungsdaten werden automatisch in das Lohn- und Gehaltsprogramm übernommen und dort weiterverarbeitet.

 
Abb.: Mitarbeiterabrechnung (Hintergrund): Erfassungsbereich mit Daten aus Zeiterfassung

Grundlegende Struktur von Meritum:

Das Entgeltabrechnungssystem Meritum ist für fast sämtliche Branchen ) und Unternehmensgrößen geeignet. Für Sonderberechnungen oder branchenspezifische Aspekte können spezielle Pakete bestellt werden, auch eine individuelle Konfiguration aus den angebotenen Modulen ist möglich

Einfache Datenpflege

Meritum ermöglicht eine komfortable Stammdatenverwaltung mit umfangreichen Eingabeprüfungen und -hilfen und stellt benutzerspezifische Kennwörter zur Verfügung. Die Systemprüfung  durch die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) ist in das System integriert.

Sichere Übertragung

Meritum enthält zudem ein Meldewesen zur  Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (DEÜV) – hierin sind die Beitragsermittlung für die Sozialversicherung und mehrere Schätzmethoden enthalten. Die sichere Übertragung von Daten des  AAG-Verfahrens zur Erstattung von Arbeitgeberaufwendungen wird gewährleistet. Mit Meritum kann der elektronische Versand der Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuer-Bescheinigungen nach ELSTER- und ELSTAM-Verfahren (ELO2) abgewickelt werden.

Übersichtliche Darstellung

Das moderne M•SOFT-Abrechnungsprogramm bildet verschiedene Arbeitszeitmodelle ab und es ermöglicht das Führen von Arbeitszeitkonten zur manuellen oder automatischen Verwaltung. Stunden können über das Kalendarium erfasst werden, Meritum bietet zudem Stundenübersichten und Erfassungsprotokolle. Tarifbesonderheiten für das Bauhaupt- und Baunebengewerbe können komplikationslos und übersichtlich dargestellt werden.

Tipp: Kunden sollten das betriebliche Management-System PASST prime! von M•SOFT in Verbindung mit TIME4 nutzen und so zahlreiche Synergie-Effekte erzielen.

• Projektzeiterfassung inklusive Zuordnung von Tätigkeiten
• Auftragsdetails
• Betriebsauslastung und freie Kapazitäten auf einen Blick
• Zuordnung der gebuchten Zeiten zu Arbeitspaketen oder Leistungspositionen
• Datenbereitstellung für die Nachkalkulation
• Bautagebuch
• Flexible Auswertungen und Reports für Projektüberwachung