Auf den Punkt gebracht:
Das schnelle Wissen zum GoBD-konformen Arbeiten

Papierloses Büro

Sie erhalten immer öfter Rechnungen per E-Mail oder verschicken selbst Rechnungen an Kunden auf elektronischem Weg? Dann gilt es diese Dokumente nicht wie gewohnt auszudrucken und im Ordner zu archivieren, sondern den elektronischen Weg zu wählen.

Wie bei jeder gesetzlichen Regelung gibt es natürlich auch hier Ausnahmen, aber grundsätzlich gilt: erhalten Sie Rechnungen per Post oder z.B. Lieferscheine, können Sie diese Dokumente einscannen (Stichwort „Ersetzendes Scannen“) und Ihrem digitalen Archiv hinzufügen - dies gilt auch für "Papierbelege". So haben Sie kein doppeltes Archivsystem.

Archivieren ist nicht gleich Archivieren

„Ich hab doch schon ein digitales Archiv“ sagen Sie jetzt, „Meine Mails sind ja auf meinem Rechner archiviert und alle anderen Daten habe ich auf CD gebrannt“.

Das reicht dem Gesetzgeber leider nicht aus. Wichtig ist ein Archivsystem, das Änderungen am ursprünglichen Dokumenten protokolliert und das Original beibehält. Hierzu gibt es spezielle Dokumentenmanagementsysteme, die diese Anforderungen erfüllen, wie z.B. ELO professional.

Verfahrensdokumentation

Voraussetzung für die Umsetzung der GoBD-Vorschriften wenn Sie mit einem EDV-gestützten Buchführungssystem arbeiten, ist eine persönliche Verfahrensdokumentation.
Hierbei stehen Ihre Abläufe im Vordergrund und werden genau beschrieben.

Können Sie eine Verfahrensdokumentation auf Nachfrage dem Finanzprüfer nicht vorzeigen oder ist diese unvollständig, dann kann ihre Buchführung als formell nicht ordnungsmäßig eingestuft werden.

Sprechen Sie uns an, gerne beraten wir Sie.